Una de las “batallas” que en algún momento solemos mantener mis clientes y yo es la de “los números”.
Hacer números – de cómo va la empresa CONCRETAMENTE – es uno de los principales ejercicios que hacemos juntos y, también es uno de los principales escollos: casi todos se resisten a hacerlo. Ninguno dice que cree que no es importante. No.
Pero se resisten.
Se resisten porque no les apetece parar a hacerlo; porque quizá no saben cómo hacerlo; porque quizá tienen miedo a averiguar qué es lo que realmente está pasando en su negocio; porque es más fácil esconderse en repetir las acciones a las que estoy acostumbrado; o quizá porque es más fácil quejarse de lo mal que va la cosa que pararse a averiguar exactamente “cómo” de mal va y en qué área concreta (y así podría ver qué podría hacer al respecto).
Por supuesto, todos mis clientes trabajan con alguna empresa de contabilidad o asesoría, y presentan sus formularios y pagan sus impuestos, pero esto no quiere decir que sepan (ni ellos, ni sus asesores), cómo va la empresa de verdad. Los formularios que hay que presentar para cumplir con la Hacienda Pública son útiles para algunas cosas (entre otras para evitar grandes fraudes y para no posponer indefinidamente los tributos), pero no nos ayudan a entender cómo va la empresa. No nos dan información financiera estratégica.
No sé si conoces al juego de la gallina ciega. En él, una persona, que tiene una venda sobre los ojos, tiene que intentar acertar a alcanzar a alguno de los que están a su alrededor. El único inconveniente que tienen estos últimos es que han de mantenerse unidos por las manos.
Dirigir tu empresa sin tener claros los números se parece mucho al juego de la gallina ciega. No sabes dónde están los otros y es muy fácil que nunca des con ellos. Y si das con alguien, es por suerte. Si desconoces los números de tu empresa, estás en una situación similar, excepto que “los otros” — es decir, la competencia, la tecnología, los clientes, el mercado, la economía — en este caso no tienen ninguna regla que los limite y les obligue de alguna manera a mantenerse cerca de tu alcance.
Y, al contrario, pararte a ver los números de tu empresa, te da una visión, una perspectiva que es muy parecida a lo que pasaría si jugando a la gallina ciega, te quitases la venda. De repente… ¡ves! Y ahora ya sabes en qué dirección tienes que avanzar. Si sigues mirando, puedes incluso cambiar de dirección cuando la situación (las personas a las que estás intentando pillar) cambia.
Esto, por supuesto, tiene mucho que ver con desarrollar la mirada del “empresario” y de poder ver tu empresa, como si dijésemos, desde fuera, con criterios objetivos que te dan indicaciones y señales y que te permiten realizar acciones concretas y eficaces – en lugar de estar de manera agitada yendo de acá para allá, apagando fuegos, sin ninguna dirección clara, excepto la consigna de sentir que me estoy ocupando mucho.
Lo que suele ocurrir cuando mis clientes finalmente se ponen con ello, y comienzan a recopilar y organizar “los números” (y para esto a veces hemos de trabajar las resistencias inconscientes que hay por debajo), nos encontramos con lo que realmente estaba deteniéndolos: no saben de qué se trata, ni qué tienen que mirar, ni por dónde buscar. Lo primero que ven es que, como capitanes de sus barcos, no tienen ningún punto de referencia para ver CONCRETAMENTE por dónde van. Ven los números, pues los han recopilados, pero no saben qué quieren decir. Tiene los datos, pero no tienen el conocimiento necesario para interpretarlos.
Esto es un símil muy poderoso de lo que nos pasa en general hoy día: tenemos muchos datos, mucha información, pero no sabemos qué quiere decir, ni qué hacer con ella.
Afortunadamente, en unas cuantas conversaciones, una vez que los datos están disponibles, solemos lograr desgranar juntos la situación de la empresa. Cómo está y por qué.
Normalmente, esto supone un antes y un después en su desarrollo profesional, como empresarios. Y, por lo tanto, en el desarrollo de su empresa.
En el caso de varios clientes que me vienen a la mente ahora mismo, decidirse a recopilar estos datos y hacer el proceso de análisis, les ha supuesto averiguar qué clientes eran los que realmente les daban el dinero y cuáles no. En todos los casos en los que estoy pensando, no eran en absoluto los que la persona creía, a pesar de llevar todos años con sus empresas. Se dieron cuenta de que llevaban esos años persiguiendo a los clientes menos rentables y haciendo caso omiso de los más rentables… ¿Por qué? Por desconocimiento de los números concretos. Por fiarse de su “intuición” y su “experiencia”.
Si no haces los números, no tienes ni idea de cómo va tu empresa realmente.
Si te sientes identificado con esto, si tú también te encuentras en una situación similar, piensa que una vez que das el paso y consigues hacerte con los datos, jamás volverás a ver tu empresa de la misma manera; sin proponertelo tomarás decisiones desde una perspectiva mucho más correcta, más objetiva, más… empresarial. Sobre todo, dejarás de tener la sensación de que en el fondo no sabes ni dónde vas, ni cómo vas.
Cómo empezar con esto de “los números”.
Aunque finalmente estos datos se pueden convertir en “contabilidad analítica” o “finanzas estratégicas”, podemos empezar por cosas que son como “la cuenta de la vieja”.
- Qué ingresos tienes y de qué (concretamente)
- Qué gastos tienes y en qué te lo gastas
Con estas dos áreas, dependiendo de cuánto quieras luego definirlas, describir y organizar los diferentes conceptos, tendrás la llave del control real de tu negocio y del conocimiento exhaustivo de lo que le pasa.
Así de sencillo.
Por si te ayuda, te invito a que te descargues esta hoja de cálculo básica para ir empezando a organizar tus números. Es muy básico, pero en mi experiencia, la mayoría de las pymes y micropymes no tienen ni siquiera esta información a su disposición.
Para empezar sólo necesitas ir apuntando en una hoja de cálculo, los ingresos y los gastos y a qué concepto pertenece cada uno. Fácil, ¿verdad?
Así que tú decides si levantarte la venda de los ojos
o seguir jugando a la gallina ciega
P.S. Por supuesto, el truco (desde el punto de vista de adquirir el conocimiento) está en cómo definimos y dividimos los datos. Y desde el punto de vista del desarrollo y crecimiento de tu empresa, en qué haces para subsanar, mejorar, cambiar lo que aparece en tus datos. Pero eso ya es harina de otro costal.
Lo que es importante recordar es que este es el primer paso ineludible: sin estos datos, no puedes hacer nada de lo otro.
A pesar del desarrollo tecnológico, de la indudable mejora en las condiciones de vida en el mundo occidental, de la paulatina eliminación de barreras y limitaciones al acceso a la información y a la educación, parece que aún seguimos sin haber aprendido lo más importante en nuestra vida: cómo ser felices.