Productividad. Eficacia. Eficiencia.

Nuestros nuevos Mantras.

Perseguimos la productividad y la eficacia como si guardasen la clave de nuestro éxito.

Y en parte es así.

No obstante,aunque intentemos implantar un sistema de “gestión del tiempo” muchas veces nos desorientamos y a pesar de tanto sistema o de saber que deberíamos seguirlo más metódicamente, seguimos yendo de acá para allá como antes, sólo que ahora, ADEMÁS, me tengo que ocupar de un sistema.

Quizá ayudará si, en primer lugar, repasamos qué necesitamos encontrar en un sistema de gestión de nuestra actividad, para evitar perdernos en el bosque de tantas propuestas.

Y aquí es importante recordar que no se trata de gestionar el tiempo, sino de gestionar nuestras acciones. Y no se trata de una manera irónica y ocurrente de jugar con las palabras. Por un lado el tiempo es fijo. No puedes gestionarlo. Lo que sí puedes controlar (lo único, podríamos decir) es lo que haces durante ese tiempo. Y si, en lugar de pensar que “no tienes suficiente tiempo”, recuerdas que de lo que se trata es de gestionar tus acciones, tendrás la atención colocada donde más te puede ayudar; en lo que decides hacer y, lo que es más importante: en lo que decides NO HACER, al menos por ahora.

Los sistemas de productividad

Cualquier sistema que utilicemos para organizarnos mejor tiene que tener ciertas características. Así, de primeras, se me ocurren las siguientes:

1. Ha de ser realista
2. Ha de ser fácil de utilizar
3. Lo tengo que querer utilizar
4. Ha de ser fácil de “retomar”
5. Debe ofrecer una visión a diferentes alturas
6. Debe incluir una revisión periódica frecuente

Ha de ser realista

Si para que el sistema de productividad funcione, la vida se tiene que parar, no es un sistema válido: la vida nunca se va a parar. La verdadera función de un sistema debería de ser ayudarme a mantener el foco y avanzar a pesar de y en medio de todas las turbulencias, sorpresas (buenas y menos buenas), cambios, accidentes, etc., que la vida me pone por delante.

Ha de ser fácil de utilizar

Si para utilizar el sistema necesito forzar toda mi actividad, o utilizar herramientas complejas, o tener un diagrama que me ayude a recordarlo… quizá no sea el sistema que necesito.

La tecnología es algo que nos puede ayudar, pero también nos puede hacer olvidar que otras cosas más sencillas también pueden ser útiles. De hecho, cuanto más sencillo sea para ti, más probabilidades de utilizarlo, que es de lo que se trata.

Lo tengo que querer utilizar, de hecho.

Sea lo “bueno” que sea, si no lo utilizo no me va a ayudar. Parece una perogrullada, pero lo que quiero decir es que lo importante no es que el sistema sea “la bomba”, sino que lo pueda utilizar dadas mis condiciones actuales: de tiempo, de personalidad, cómo de preparado estoy para salirme de lo que hago habitualmente, qué cosas me gustan, etc.

Esto quiere decir que quizá necesite un tiempo de adaptación: utilizar una parte, o acostumbrarme a planificar el día, o una parte del día, etc., antes de incorporar un sistema del todo.

Y también quiere decir que es preferible que sea algo que me “guste” al menos un poco. Si tiene algún placer incluido (porque me gusta la aplicación, o la agenda, o la pluma que utilizo) será más fácil que me mantenga en el proceso.

Qué cosas puedo hacer para facilitar que lo utilice:

• Elegir un sistema cuyo mecanismo me resulte agradable o apetecible (más tecnológico, o más papel y lápiz, por ejemplo).
• Elegir un momento del día/semana donde me apetezca más hacer esta parada de reflexión.
• Asociarlo a algo positivo para mí, hacerlo en un sitio particular, en un entorno concreto que me haga sentir a gusto.
• Utilizar las herramientas que me hacen sentir bien (la tableta en lugar del ordenador, por ejemplo, o un cuaderno que he elegido…).

Todas estas cosas son muy importantes para mantenernos en el hábito a largo plazo. Y los sistemas sólo funcionan si logro mantenerlos en el tiempo.

Fácil de “retomar”

No es realista pensar que voy a seguir con el sistema de gestión del tiempo el resto de mi vida, sin saltarme ni un día. Ocurrirán cosas: viajes, imprevistos, cambios, despistes, que me harán saltarme u olvidarme del sistema durante un tiempo (incluso mucho tiempo). Es importante que volver al sistema sea fácil, incluso intuitivo. Si no, una vez que lo abandone, lo habré abandonado para siempre.

Ofrecer una visión a diferentes alturas

Cuando vamos a algún sitio, necesitamos tener una idea de dónde vamos (cuál es el destino final), del terreno intermedio entre donde estamos ahora y el punto de destino (para decidir por dónde es mejor ir) y de lo que tenemos justo ante nuestros pies (para no torcernos un tobillo, caer en un charco o pisar algún regalo abandonado por el perro del vecino).

Es decir, necesitamos al menos tres perspectivas diferentes para llegar a algún sitio de manera eficiente. Si nos olvidamos del destino, caminaremos de manera eficiente, probablemente, pero no llegaremos nunca. Si nos fijamos en el destino, pero no calculamos la mejor ruta, quizá lleguemos, pero tardaremos mucho, o puede que perdamos la motivación por el camino. Si mantenemos el destino en mente y la mejor ruta, pero no estamos atentos a lo que está pasando en cada momento, nos podemos caer en una zanja, o vernos atrapados por un cierre de tráfico y no llegar nunca (o cuando ya es tarde).

De igual manera, en la actividad diaria necesitamos tener diferentes niveles de mirada:

1. Cuál es el objetivo
2. Cuál es la mejor estrategia para llegar
3. Qué tácticas emplearé

o

1. Qué quiero conseguir
2. Cómo creo que lo voy a conseguir
3. Hacer esto, midiendo los resultados

Por ejemplo:

1. Qué quiero conseguir: aumentar las ventas un 20%,
2. Qué manera me parece mejor: creo que la mejor estrategia ahora mismo es visitar a todos los antiguos clientes, para interesarme por su situación y pedirles referencias de posibles contactos,
3. Me pongo a hacerlo, de manera estructurada y medida: (por ejemplo)
   1. hago un listado de estos clientes,
   2. recopilo la información que tengo sobre ellos,
   3. preparo el contenido de la conversación que voy  a mantener con ellos,
   4. comienzo a llamarlos y visitarlos y
   5. voy apuntando los resultados de mis llamadas y resultados generales con respecto al objetivo.

Ahora, cada día tengo la posibilidad de saber cuál es el siguiente paso en este proyecto (estará en la lista del punto 3), y también puedo recordar en cada momento por qué y para qué estoy haciendo esto, si necesito modificar algo, porque haya alguna dificultad o no esté consiguiendo el resultado adecuado.

Tener incorporada una revisión periódica (semanal, quincenal o mensual)

Recuerdo que cuando estaba aprendiendo el sistema GTD de David Allen por algún motivo me veía desorientado después de un cierto tiempo siguiendo el sistema (y  eso que lo seguía a rajatabla), hasta que descubrí un artículo suyo donde hablaba de lo que llama Weekly Review (Revisión Semanal, podríamos traducir) y lo denominaba como LA CLAVE del sistema.

Claro, después recordé que en otros sistemas (el de Stephen Covey, el de Tony Robbins, etc.) también lo mencionan, pero al menos a mí no me había quedado tan claro que esta era LA CLAVE: de manera periódica sentarte a ver — de manera estructurada –cómo te ha ido y en qué dirección quieres continuar.

Es decir, que la revisión semanal también está estructurada y pensada de manera que te ayude a mantenerte orientado a alcanzar tus objetivos, pero también a replantearte si siguen siendo prioritarios de igual manera!

Infinidad de maneras

Personalmente he investigado y utilizado muchos sistemas: TimeSystem, Stephen Covey y los 7 hábitos, Tony Robbins, GTD, Pommodoro… son los que me vienen a la mente ahora, pero seguro que hay alguno más. ¡Y no me tires de la lengua acerca las herramientas o aplicaciones para utilizarlas! Desde agendas súper especializadas, hasta aplicaciones que unifican todos mis ordenadores, tables y móviles…

La primera vez que intenté utilizar una manera estructurada de gestionar el tiempo (más allá de las listas que todos hemos utilizado en algún momento), sería allá por el año 1985. Con el tiempo parecía que cada sistema era más y más complejo, pues cada nuevo sistema intentaba abarcar más y más de la vida. Y esta complejidad me encantaba. Así que me embarcaba en aprender un sistema tras otro.

Al final, en lo que me hice muy productivo es en ¡aprender sistemas de productividad !

Recordar el objetivo

Y esta es una de las trampas: acabamos comportándonos como si lo que importara es ser eficaz y efectivo y tener el mejor sistema posible para ello…

Lo que importa en realidad es tener una vida plena, equilibrada, sana (si es algo que me toca) y ser feliz.

ESTO ES LO IMPORTANTE. Lo demás han de ser herramientas para conseguirlo y no deben convertirse, nunca, en el objetivo.

Por supuesto, tener algún sistema de organización me puede ayudar. Pero principalmente me ayudará a evitar “disiparme” demasiado, a impedir que el día de trabajo acabe ocupando todas mis horas de vigilia, a identificar qué es lo importante en cada momento…

Después de tantos años de experimentar, buscar, analizar, el sistema que utilizo ahora y que me va de maravilla es el que se ve en esta imagen.

(¡¡Yo sí entiendo mi letra!!)

Claro, lo utilizo teniendo en cuenta muchas cosas que he aprendido en todos los sistemas anteriores (prioridades, carga razonable, siguientes acciones, revisión semanal, etc.). Es decir, podría decir que tengo mi propio sistema, que, aunque combina lo que creo que es mejor de diferentes sistemas, es un sistema que sigo de manera meticulosa. A mí me ayuda mucho a mantenerme centrado e ir avanzando en las diferentes áreas de mi negocio y de mi vida no-laboral.

Además del papel y la pluma, utilizo Google Calendar para las citas y recordatorios y Wunderlist para almacenar la información sobre los proyectos en marcha (desglosado por tareas) y las tareas sueltas que están en “lista de espera”. Es decir, que la tecnología para la gestión de mis tareas y citas es bastante limitada. Lo que hace la diferencia es CÓMO se utiliza, claro.

Pero hay más…

Implantar un sistema y seguirlo supone un esfuerzo. Trabajo. Lo que buscamos es que ese esfuerzo se vea recompensado por que realmente sentimos más control y vemos que avanzamos en áreas que antes se quedaban atrás.

La productividad nunca debería ser acerca de “restringir” La Vida, sino de intentar no dejarme llevar por todo lo que ésta me va presentando. De no dejarme llevar en el sentido de que tiende a apartarme de mis objetivos y a despistarme.

Tenemos poca capacidad de auto gestión y foco y todo lo que la vida me pone por delante me puede despistar. Si sigo cada posibilidad que aparece – y algunas son muy apremiantes: el teléfono, las urgencias de los demás, los whatsapp, los correos electrónicos…, no podré alcanzar mis objetivos. En muchos aspectos somos como niños pequeños: cada caramelo, cada distracción, cada gratificación instantánea, nos atrapa.

Me atrevo a arriesgarme con una afirmación:

Obtener la felicidad implica haber desarrollado al menos un cierto nivel de sabiduría.

La mayor parte de las personas no tenemos esa sabiduría (o, si la teníamos, para cuando llegamos a la adolescencia, la hemos perdido).

Una posible definición de sabiduría es saber en cada momento qué toca (hacer, decir, etc.) de entre todas las posibilidades que tengo delante.

Mientras desarrollamos esta sabiduría, tener un sistema nos ayuda a recordar qué es importante y ponerlo por delante de las demás cosas.

¡pero recuerda siempre que tu objetivo es vivir una vida plena y acercarte a la felicidad!