La Gestión del Tiempo no existe (como los Reyes Magos)

Tiempo de lectura: 8 minutos

Si no estás en control de tu tiempo, no estás en control de tus acciones, ni en control de tu vida.

Todo esto que se llama “gestión del tiempo” es una manera equivocada de expresarnos. En realidad, es una manera equivocada de entender el problema. Y, como sin duda ya sabes, el primer paso para resolver un problema es entenderlo correctamente. Entenderlo incorrectamente nos invita a buscar soluciones en la dirección equivocada. Donde no las hay.

Todos sabemos que el tiempo es… el que es. 24 horas al día, más o menos. Este es el tiempo que tengo yo, y el tiempo que tienes tú.

Si yo logro hacer cosas que tú no logras hacer (o viceversa) no tiene nada que ver con el tiempo, con la cantidad de tiempo que hay o la calidad del tiempo, sino con cómo me comporto, las cosas que hago, en esas 24 horas.

Con cómo decido actuar.

Parece que estoy diciendo lo mismo, pero dicho así puedes ver más claramente que nunca se trata de no tener tiempo o tener que gestionarlo (es decir, no es sobre el tiempo donde he de dirigir mi atención), sino de que no estoy decidiendo correctamente qué hago con el tiempo del que dispongo. Es ahí donde hay que poner el foco. Me tengo que gestionar yo. Mis decisiones. Mis acciones.

O dicho de otra manera: tengo que elegir.

Elegir qué voy a hacer y, sobre todo, qué NO voy a hacer.

Hablar de “gestión del tiempo” me permite posponer indefinidamente el hacerme responsable de mis acciones. De qué decido hacer y qué decido no hacer. Esto último es lo más difícil, pero implica un salto cualitativo de madurez: no lo puedo hacer todo, así que tengo que elegir qué es lo que sí voy a hacer. Y aceptar que decidir que voy a hacer algo implica que todo lo demás NO lo voy a hacer.

NO PUEDO CON TODO

De aquí se deduce el siguiente paso: cómo tienes una capacidad limitada de hacer cosas (siento ser yo quien te lo diga), hay que deshacerse del síndrome de superman o superwoman y entender que hay cosas que no vas a hacer, y no pasa nada.

Dicho de otra manera: una de las claves para ser más eficaz y alcanzar tus objetivos es aprender a decir NO. Lo siento pero NO puedo hacer esto … (esto que me piden, esto que me proponen, esto que se me presenta ahora mismo…).

Life Happens

Otra parte de comenzar a incorporar más madurez es actuar en función de lo que sabemos, y no hacer como si no lo supiéramos. ¿A qué me refiero? En concreto a lo que los americanos llaman “Life happens”. La vida sigue discurriendo y no se va a detener porque yo tenga una lista de cosas por hacer muy bien organizada.

Y sin embargo… ¿no es cierto que te comportas en realidad como si no supieses esto? ¿No es cierto que llenas tu calendario o tu agenda con las cosas que quieres hacer, pero que sólo podrías hacer si no hay ningún imprevisto, nunca? ¿No es cierto que ya sabes que siempre (o casi siempre) hay imprevistos?

Muchas veces verás que por mucho que te hagas listas de cosas por hacer, al final del día muchas, incluso la mayoría, no están hechas. ¿Por qué? Porque ha habido una urgencia, un cliente ha llamado, ha habido un problema en producción, se ha puesto enferma una persona, tú te has despistado con algo (ver más abajo) o, incluso, los autobuses se han puesto en huelga.

La vida es así: sigue su curso. Si vas a lograr tus objetivos, sólo será si tienes en cuenta que así es cómo la vida discurre. Y no es muy difícil de ver, pues te ocurre todos los días: imprevistos, cambios, accidentes, situaciones inesperadas, encuentros fortuitos, etc., se producen continuamente.

Si continúas preparando una lista de cosas por hacer como si la vida fuese a detenerse en tu beneficio, es normal que habitualmente no la cumplas y tengas la sensación de que no avanzas. Y que tu frustración aumente.

Acostumbrados a no lograrlo

El no acabar lo que nos proponemos no sólo aumenta la frustración, sino que se produce otro efecto más pernicioso: por acostumbrarnos a no acabar las cosas de la lista, esta lista deja de tener el efecto que podría tener.

Es decir, en lugar de ser la lista de “las cosas que voy a hacer hoy”, se convierte en la lista de “cosas que me gustaría hacer hoy (si es que encuentro el tiempo para hacerlas, claro)”. Lo cuál es muy diferente.

Todos los que han logrado acabar algo (escribir un libro, acabar un proyecto, sacar adelante una empresa, educar a sus hijos, perder peso, entrenarse para una maratón, estudiar una carrera, aprender un idioma…) lo han hecho fluyendo con la vida y sus continuas interrupciones, cambios e imprevistos.

Retomar el control de tu tiempo

Así que ¿cómo puedes comenzar a retomar las riendas de lo que consigues hacer en tu día a día?

Aquí tienes 5 errores muy habituales y algunas sugerencias que quizá te ayuden a evitarlos:

Error 1: Intentar “Gestionar tu Tiempo”

En lugar de esto puedes:

  • Recordar que no se trata de gestionar el tiempo, sino gestionar tus acciones.
  • Decidir qué vas ha hacer con el tiempo que tienes (mucho o poco).
  • Para esto necesitas entender que cuando decides hacer algo, estás decidiendo NO HACER TODAS LAS DEMÁS COSAS QUE PODRÍAS HABER ELEGIDO.
  • Es decir, aprender a decir NO a todo lo demás. Y aprender a decir NO a los demás, cuando nos vienen con nuevas propuestas, problemas, situaciones. “Lo siento, ahora mismo no puedo dedicar atención a esto que me propones.”

Error 2: Actuar como si la vida fuese a pararse por mí – No tener en cuenta que la vida tiene su propio ritmo (Life Happens, como dicen los americanos).

En lugar de esto puedes:

    • Siguiendo de lo anterior, entender que mi tiempo es el que es, y que la vida me va a presentar cosas a las que no puedo decir que no, o dificultades que interfieren con mis planes.
    • Entendido esto y para que mis listas de acciones puedan servir para lo que se supone que sirven, te propongo una acción audaz: ¡no te asignes tareas para más del 50% del tiempo que tienes disponible(*)!
    • Esto hará que logres cumplir lo que te asignas mucho más a menudo – con el consiguiente aumento de la motivación y la autoestima -, que tus listas te sigan sirviendo para mantener tu mente centrada en los objetivos – en lugar de ser un cementerio de deseos no cumplidos – , y que cuando la vida te presente un imprevisto (como siempre hace), puedas abordarlo sin que se desintegre tu día y tu semana.
  • Pero, te preguntas, ¿y los días en los que no tenga ningún imprevisto, qué hago si sólo me he puesto tareas para el 50% del tiempo? Pues lo que quieras, puedes hacer otras cosas que tengas pendientes – aunque no estuvieran en la lista (a nadie nos faltan cosas pendientes, ¿verdad?), o también ir a dar una vuelta, hacer unos ejercicios de estiramiento, hacer ejercicios de respiración o algo de meditación, leer algo de lo que estés pendiente… Es decir, lo que quieras. Porque, recuerda, se trata de que tú decides qué haces en cada momento.

Error 3: NO revisar semanalmente dónde voy y qué tengo que corregir.

En lugar de esto puedes:

  • Todas las semanas, dedica algo de tiempo a (ya que la revisión semanal es clave en este proceso):
    1. Ver cómo fue la semana transcurrida, qué cosas has logrado y cuáles se han quedado colgadas
    2. Explorar qué compromisos tienes en las siguientes 2 semanas, para anticiparte a cualquier preparación necesaria y para reservar el tiempo, si procede.
    3. Decidir qué quieres conseguir esta semana entrante y qué cosas concretas vas a hacer (recuerda no ocupar más del 50% de tu tiempo!).
    4. Repetir esto todas las semanas
  • Intenta incluir también una revisión cada mes o cada trimestre de los objetivos más a largo plazo.

Error 4: No hacerte responsable de lo que haces.

En lugar de esto puedes recordar que:

  • Lo que consigues hacer, o lo que consigues en general, nunca tiene que ver con gestionar el tiempo, sino con cómo decides tú actuar con el tiempo que tienes disponible.
  • Recuerda, todos los que han conseguido algo (y todos hemos conseguido algo en nuestras vidas) ha sido fluyendo con las vicisitudes de la vida. La vida no se va a parar, ni falta que hace. Porque el problema – recuérdalo – no es el tiempo, sino a qué dedicas el tiempo que sí tienes.
  • Sólo en distracciones la mayor parte de la gente pierde horas todos los días:
    • Por ejemplo, el español medio pasa ante la TV 4,2 horas por día. Esta media nos incluye a todos – incluso a los que no vemos TV. Si se tiene en cuenta sólo a los que ven TV a diario, la media de tiempo dedicado asciende a 5 horas y 27 minutos.
    • Añadamos a esto las redes sociales: la utilización media de las redes sociales es de 58 minutos por día (casi una hora). Para la franja de edad inferior a 39 años, el uso está entre 1:12 y 1:24 al día. La utilización de las redes sociales se suele realizar a menudo mientras se hacen otras tareas (trabajando, por ejemplo) con lo que se reduce la concentración en la tarea que estábamos haciendo.
    • Hay 16 millones de personas que juegan a videojuegos en España… el 76% de los cuales (es decir, unos 12 millones) juegan todas las semanas. Añadamos otros 15 minutos diarios por persona…
    • Según un estudio del año 2016, la media de tiempo que pasan las personas en internet es de 2 horas y 53 minutos (excluidos motivos laborales), mientras que un 14% de los internautas admiten pasar más de 5 horas al día.
    • Estamos hablando de una media de entre 6 y 9 horas al día. ¿Qué podrías hacer con la mitad de ese tiempo, día tras día? Probablemente muchas cosas: aprender un nuevo idioma, una nueva habilidad, desarrollar un hobby, leer o cualquier otra cosa que no te derrita el cerebro como la TV. Incluso, aprender un oficio o hacer el acceso a universidad para mayores, aprender a dirigir tu empresa, o licenciarte en una carrera.
  • Puedes buscar o crear entornos en los que se reduzcan las distracciones: cuando te pongas con una tarea, desconecta las redes sociales, cierra el correo electrónico, apaga el teléfono, cierra la puerta. No te preocupes, estará todo ahí cuando vuelvas. Pero si has estado 2 horas sin distracciones y con concentración, habrás logrado mucha más productividad y sensación de logro.
  • El tiempo que decides dedicar a cosas que conservan y potencian la energía y la claridad mental como leer, pasear, meditar, hacer ejercicio suave o alguno tipo de estiramientos, Chi-Kung o Tai-Chi, por ejemplo, es una inversión en tu tranquilidad y crecimiento. En acercarte a poder dar lo mejor de ti mismo.
  • El tipo de dieta que sigues te aportará energía y vitalidad, o te la quitará. Es tu decisión.

Error 5: No aceptar que hay cosas que no vas a poder hacer.

En lugar de esto puedes recordar que:

  • Llenarte el plato (o la lista de tareas) hasta arriba es no aceptar que NO PUEDES CON TODO. Esto hace que no hagas lo que sí podrías hacer.
  • Puedes aprender a focalizar tu energía y reducir las distracciones (evitar la distracción es una manera de evitar tener que decir que no).
  • Puedes aprender a decir que NO a otras cosas y a otras personas.
  • Diciendo que NO a todo lo demás estás diciendo SÍ a tus objetivos.

Recuerda a menudo lo que conseguirás si logras tus objetivos: mejor vida para ti y para tu familia, más tiempo libre, más dinero, más oportunidades para los tuyos, una empresa más sólida que da de comer de manera confiable a otras familias…

Todo esto es lo que estás tirando por la borda por no saber decir NO a las distracciones y a las propuestas de otros que no van en la dirección que has elegido. Puede ayudarte hacer un documento escrito, o gráfico a veces llamado “Vision Board”. Puede ser un tipo de Collage, o dibujos que hagas… lo que sea que te recuerde lo que conseguirás y que puedas tener a la vista para motivarte y mantenerte centrado.

Y una última cosa,

… y quizá la más importante: dedica algo de tiempo a aclarar de qué va la vida para ti.

  • Qué has venido a hacer aquí.
  • Cuál sería la mejor versión de ti que deje el mundo mejor que como lo encontraste.
  • Cuál sería la mejor utilización de tus cualidades de manera que expreses en el día a día todo lo que puedes SER.

Recuerda:

Eres responsable de cómo gastas tu tiempo y a qué lo dedicas.

No de cuánto tiempo tiene el día.

No esperes que en el futuro vayas a tener más tiempo. No pospongas las cosas a un momento en el que “tendrás más tiempo”.

No va a pasar.

Ya tienes todo el tiempo que jamás vas a tener.

Se trata de que decidas qué vas a hacer y te DEDIQUES A ELLO. Diciendo “ahora NO” a todo lo demás.


(*) Basado en una idea de David Allen

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